Tener un canal de denuncias ya no es una buena práctica opcional. Te contamos quién está obligado, qué plazos hay que cumplir y cómo convertirlo en un proceso ágil en lugar de una carga más.
Un empleado detecta un pago irregular a un proveedor. Una técnica sospecha que se están falseando registros de seguridad. A un comercial le presionan para cerrar una venta saltándose la normativa. Son situaciones muy distintas con una misma duda de fondo: ¿a quién se lo cuento sin que me pase factura?
La respuesta es el canal de denuncias, que la ley llama sistema interno de información. Desde la aprobación de la Ley 2/2023, para muchas organizaciones en España ha dejado de ser una buena práctica voluntaria. Hoy es una obligación con plazos, responsables y sanciones.
¿Qué es un canal de denuncias?
Es la vía que una organización ofrece para que cualquier persona vinculada a ella pueda comunicar posibles irregularidades de forma segura. Puede usarlo la plantilla, pero también colaboradores, proveedores o clientes. Las comunicaciones pueden tratar sobre fraudes y delitos, incumplimientos administrativos graves o vulneraciones del derecho europeo, entre otros asuntos.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, traspone la Directiva europea de whistleblowing y establece las reglas del juego. Persigue dos objetivos: que las irregularidades salgan a la luz y que quien las comunica esté protegido frente a represalias.
¿Está tu empresa obligada a tenerlo?
La ley exige implantar un sistema interno de información a:
- Empresas privadas con 50 o más personas trabajadoras.
- Organizaciones de sectores regulados, como servicios financieros o prevención del blanqueo de capitales, con independencia de su tamaño.
- Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y sus fundaciones, cuando reciben o gestionan fondos públicos.
- Todas las entidades del sector público.
Qué exige la ley
Un buzón de correo no es suficiente. El canal debe admitir comunicaciones anónimas y confidenciales, por escrito, de forma verbal o en una reunión presencial. Además, debe contar con un Responsable del Sistema designado por la dirección y llevar un libro-registro de todas las comunicaciones. Por último, tiene que garantizar que el informante no sufra represalias.
También hay plazos que cumplir:
- En un máximo de 7 días naturales: acuse de recibo al informante.
- En un máximo de 3 meses: respuesta a la investigación.
- Hasta 3 meses más: solo en casos de especial complejidad.
No cumplirlos tiene consecuencias. Las multas a la organización van hasta los 100.000 € en infracciones leves y pueden alcanzar 1.000.000 € en las muy graves. A ellas se suman sanciones para las personas responsables.
Los errores más habituales
Los fallos suelen repetirse. Uno es usar un correo genérico al que accede más de una persona, lo que rompe la confidencialidad desde el primer mensaje. Otro es no tener alertas, de modo que los 7 días del acuse de recibo se escapan. También es frecuente gestionar los casos en hojas de cálculo, sin trazabilidad ni control de accesos.
Cómo te ayuda Origamee
Origamee es una plataforma de digitalización de procesos en la nube. No es un software rígido: es una base flexible que se adapta a tus procesos y complementa lo que ya tienes. Sobre ella puedes montar tu canal de denuncias con:
- Formularios a medida, anónimos o identificados, accesibles desde la web o el móvil.
- Workflows con plazos, que calculan las fechas límite y avisan antes de que venzan.
- Perfiles y roles, para que solo las personas autorizadas accedan a cada caso.
- Trazabilidad y reportes, con cada actuación registrada para el libro-registro y una visión clara para la dirección.
Todo convive en la misma plataforma con otros módulos, como Origamee Presencia para el control horario. Un único ecosistema, sin duplicar datos entre sistemas.
