Hay una pregunta que parece sencilla:
¿Qué está pasando con este proyecto?
Pero responder puede llevar más tiempo del que debería.
Primero hay que abrir el ERP. Después revisar un Excel. Buscar un correo. Pedir un dato a otra persona. Y, finalmente, juntar toda esa información para intentar entender qué ha ocurrido.
La información existe.
Lo que falta es una forma sencilla de verla conectada.
Esto ocurre en empresas que han crecido, incorporado nuevas herramientas o desarrollado procesos diferentes para cada departamento o centro. Cada solución puede haber sido útil en su momento. El problema aparece cuando, con el tiempo, la información queda repartida y el proceso deja de tener un recorrido claro de principio a fin.
Eso es lo que hay detrás de muchos silos de información.
¿Qué son los silos de información?
Hablamos de un silo de información cuando ciertos datos, documentos o conocimientos quedan aislados dentro de una herramienta, un departamento, un proceso o una persona y no están suficientemente conectados con el resto de la organización.
Por ejemplo, una empresa puede tener:
- los datos del cliente en su CRM;
- las órdenes de trabajo en otra aplicación;
- determinados registros en Excel;
- documentos en una carpeta compartida;
- aprobaciones que se realizan por correo;
- y parte del conocimiento del proceso solo lo sabe una persona concreta.
Cada elemento puede funcionar correctamente por separado. El problema aparece cuando necesitas unirlos para completar una tarea.
Tener varias herramientas no significa necesariamente tener un problema. La dificultad aparece cuando alguien tiene que convertirse en el “conector” entre todas ellas.
Cuando una persona tiene que copiar datos, descargar información, preparar un documento, enviarlo por correo y volver a introducir el resultado en otra herramienta, el proceso depende de trabajo manual para que la información pueda avanzar.
¿Cómo aparecen los silos de información en una empresa?
Los silos suelen surgir mientras la empresa crece: incorpora herramientas, crea nuevos departamentos, abre centros o adapta sus procesos.
Se incorpora una herramienta para solucionar una necesidad. Después se crea un nuevo departamento. Se abre otro centro. Se modifica un procedimiento. Aparece un nuevo requisito.
Y poco a poco, el proceso que antes estaba en una sola hoja de papel empieza a pasar por cinco herramientas y varias personas. En ventas se utiliza un CRM para ventas, para administración un ERP y para mantenimiento una aplicación específica.
La dificultad aparece cuando la información necesaria para completar un proceso tiene que pasar manualmente de uno a otro.
Tres situaciones en las que los datos fragmentados se convierten en un problema
Para entenderlo mejor, pensemos en un proceso que ocurre realmente dentro de una empresa.
- Un parte de mantenimiento que pasa por demasiados sitios
Un técnico realiza una intervención y recoge información sobre el trabajo realizado.Después hay que registrar el parte, adjuntar fotografías, comunicar el resultado, actualizar el estado de la incidencia y, en algunos casos, trasladar información a administración.
Si cada paso utiliza una herramienta diferente, alguien puede terminar copiando la misma información varias veces.
El problema no es que existan varias herramientas. El problema es que la información del parte tiene que pasar manualmente de una a otra.
- Una empresa con varios centros
Imagina una organización con diferentes centros. Cada uno ha ido adaptando determinados procedimientos a sus necesidades. Un centro utiliza un Excel; otro tiene una plantilla diferente; otro registra la información directamente en una herramienta.
Cuando la dirección necesita saber qué está ocurriendo en todos los centros, primero hay que recopilar la información.
Y entonces aparece la pregunta: ¿Se ha recopilado realmente la información adecuada en cada herramienta?
- Un proceso que solo una persona sabe gestionar
Una solicitud llega por correo. Una persona sabe qué documento utilizar, dónde registrarla, a quién pedir aprobación y qué hacer cuando falta información.
Cuando todo funciona, nadie se preocupa demasiado. Hasta que esa persona no está.
Entonces aparecen preguntas que deberían estar resueltas por el propio proceso:
¿Dónde está el documento? ¿Quién tiene que aprobarlo? ¿Qué paso viene ahora? ¿Dónde se registra?
Cuando las respuestas dependen de una persona, parte del proceso está almacenado en conocimiento individual en lugar de estar incorporado a la operativa de la empresa.
¿Cómo saber si tienes un problema de información fragmentada?
No necesitas tener una infraestructura tecnológica compleja para detectarlo.
Empieza observando cómo trabaja tu equipo.
¿Para completar un proceso alguien tiene que abrir varias herramientas?
¿Se introducen los mismos datos más de una vez?
¿Hay información que se solicita constantemente por correo?
¿La dirección necesita esperar a que alguien recopile información para conocer el estado real de una operación?
Si has respondido que sí a varias de estas preguntas, quizá no tengas un problema de falta de datos. Quizá tengas un problema de conexión entre tus procesos.
¿Qué consecuencias tienen los datos fragmentados?
La primera consecuencia suele ser el tiempo. Las decisiones se toman más lentamente porque antes de decidir hay que recopilar información.
También hay más trabajo administrativo. Copiar información, preparar documentos, actualizar registros o pedir confirmaciones son tareas necesarias cuando el proceso no puede hacer avanzar la información por sí mismo.
Hay menos trazabilidad. Cuantos más pasos manuales existen entre el inicio y el final de un proceso, más difícil puede resultar saber qué ocurrió, cuándo ocurrió y quién intervino. Y hay menos capacidad para mejorar. Si no puedes ver con claridad cómo funciona un proceso, también resulta más difícil saber dónde mejorarlo.
El problema no es tener muchas herramientas.
Una empresa no necesita utilizar una única herramienta para todo. Puede tener diferentes sistemas porque cada uno responde bien a una necesidad concreta.
El objetivo debería ser preguntarse:
¿Qué necesita este proceso para funcionar mejor?
Quizá la respuesta sea conectar dos sistemas, digitalizar un formulario, automatizar una aprobación, centralizar determinada información o simplificar un proceso que ha acumulado pasos innecesarios con el tiempo.
La tecnología debería adaptarse al proceso que quieres mejorar, no obligarte a reconstruir toda la empresa alrededor de una herramienta
¿Cómo empezar a reducir los silos de información?
No hace falta empezar por cambiar sistemas. Empieza por el proceso.
- Identifica cómo funciona realmente
Quién inicia el proceso, qué información introduce, qué ocurre después, quién interviene y dónde termina.
- Localiza dónde se detiene la información
¿Dónde alguien tiene que copiar?
¿Dónde tiene que esperar?
¿Dónde necesita pedir información?
¿Dónde cambia de herramienta?
- Elimina duplicidades
Si un dato ya existe, pregunta por qué alguien tiene que volver a introducirlo.
Si un documento ya se genera en una parte del proceso, pregunta por qué vuelve a crearse.
- Automatiza cuando realmente aporta valor
Automatiza cuando elimina tareas repetitivas, reduce errores, acelera pasos o permite que las personas dediquen su tiempo a tareas que requieren realmente su intervención.
Digitalizar no significa cambiarlo todo
Cuando una empresa detecta que un proceso está fragmentado, la primera reacción puede ser pensar que necesita sustituir su software.
Pero no siempre es necesario.
A veces el problema está en un formulario. O en una aprobación. O en cómo se comparte la información entre dos departamentos. O en que una herramienta no permite completar un paso concreto del proceso.
La pregunta correcta es:
“¿Qué parte del proceso está dificultando que la información llegue donde tiene que llegar?”
A partir de ahí se puede decidir si conviene adaptar, integrar, digitalizar o automatizar.
De información fragmentada a procesos que funcionan mejor
Una empresa no mejora sus procesos simplemente porque tenga más herramientas. Los mejora cuando las personas pueden completar su trabajo con menos fricción, la información llega donde tiene que llegar y el proceso deja de depender de pasos manuales innecesarios.
Cuando un dato se registra una vez y puede utilizarse donde hace falta. Cuando una aprobación no depende de perseguir un correo. Cuando un técnico puede completar un parte sin volver a introducir la misma información. Cuándo dirección puede consultar el estado de una operación sin pedir a tres personas que preparen un informe.
Ahí es donde la digitalización empieza a tener un impacto real en la forma de trabajar.
Y ese es el enfoque de Origamee: adaptar los procesos a las necesidades reales de cada empresa, conectar la información y las herramientas que ya utiliza y simplificar aquello que hoy requiere demasiado trabajo manual.
Si hay un proceso en tu empresa que funciona, pero necesita demasiados pasos, personas o herramientas para llegar de principio a fin, probablemente haya una oportunidad de mejorarlo.
Conoce Origamee y descubre qué procesos de tu empresa pueden digitalizarse, conectarse o simplificarse.
